كيفية إنشاء جدول شفتات عمل للموظفين

بعض الأعمال تستلزم الاستمرارية على مدار اليوم. ولتنظيم الاعمال بالتناوب مدة 24 ساعة، من المهم القيام بعمل جدول شفتات أو جدول تناوب الورديات، بطريقة تضمن استمرار إنتاجية العمل إلى أقصى حد ممكن مع الحفاظ على العدالة بين الموظفين من ناحية ساعات وظروف العمل. وفيما يلي 9 تقنيات لمساعدتك في الجدولة الزمنية لعمل الموظفين:

التخطيط المبكر

يشمل التخطيط المبكر تحديد اسماء الموظفين وطبيعة عملهم في أقسام العمل المناسبة في الأوقات المناسبة. بهدف زيادة انتاجية العمل، و تقديم خدمات أفضل للعملاء. لذا يلزم تحديد العدد المناسب من الموظفين الذين تحتاجهم لإنجاز العمل. وقم بتخطيط كيفية توزيع أعباء العمل على أعضاء الفريق.

التعرف على حاجة العمل للموظفين

إن التحقق من بيانات العمل السابقة وظروف السوق الحالية هام جدا. وذلك للتأكد من أن المؤسسة مزودة بعدد كافٍ من الموظفين خلال أكثر الأوقات ازدحامًا بالعمل. كما يمكن استخدام هذه المعلومات للتفكير فيما إذا كان العمل سيحتاج إلى المزيد من الموظفين للعمل خلال عطلات نهاية الأسبوع أو في وقت متأخر من الليل أو خلال الأعياد.

تعرف على أوقات توفر الموظفين في مكان العمل

لينجح العمل بنظام الشفتات، ستحتاج إلى التأكد من توافر الموظفين وقدرتهم على الحضور إلى العمل بحسب الجدول الزمني. لذا يجب التنسيق معهم. ويمكن السماح للموظفين باختيار شفتاتهم العادية أو التقدم بطلب للحصول على شفتات اضافية اعتمادًا على ظروفهم.

إنشاء قائمة بالموظفين الذين يرغبون بالعمل في شفتات إضافية

قد يفضل الموظفين العمل في وقت مبكر من النهار أو في الليل أو خلال أيام الأسبوع أو في عطلات نهاية الأسبوع. في بعض الأحيان لن يكون الموظفين متاحين بسبب الالتزامات الشخصية خارج العمل. كالدراسة أو الاهتمام بصغارهم.

التعرف واتباع قوانين العمل الخاصة بالورديات

قبل إنشاء جدول الشفتات، تأكد من أنك على دراية بالقوانين المحلية لعمل الشفتات. وذلك من ناحية تعرف حقوق الموظفين، ومعرفة فترات الراحة المطلوبة أو المسموحة لهم، وأنواع الإجازات، وبنود العمل الإضافي وأجر العمل الإضافي والعطلات وغيرها.

نشر الجدول الزمني مبكرًا

يفضل أن يتم نشر جداول الشفتات المحدّثة قبل بدء العمل بها بـ 14 يوم على الأقل. حتى يدرك الجميع موقفهم وأيام عملهم ويقوموا بترتيب أمورهم على أساسها والتعديل عليها إن لزم .

التواصل مع الموظفين للتأكد من أن شفت العمل يناسب ظروفهم

يجب أن يكون الموظفين على اطلاع مستمر بأمور جدولة الشفتات. خاصة عندما تكون الحاجة الى توظيف مناوبين إضافيين بسبب زيادة ضغط العمل في المناسبات. أو عند الحاجة الى تقليص عدد المناوبين عندما لا تعود هناك حاجة لهم خلال ساعات المناوبة.

الاستعداد للتعديل على جدول شفتات العمل

يجب ان يكون الجدول مرن وقابل للتعديل. فبعض الظروف المفاجئة او الاضطرارية، ترغم الإدارة على اتخاذ اجراءات سريعة. مثل الحالات المرضية المفاجئة، أو حالات الوفاة، وغيرها.

تسهيل خيار الاتفاق بين الموظفين بتبادل شفتات العمل

امنح الموظفين خيار تعديل جداولهم. ويمكنك طلب إشعار خلال زمن لا يقل عن 24 ساعة للتغييرات التي يودون القيام بها في الجدول الزمني في الحالات غير الطارئة وبحسب اتفاق الطرفين وموافقة الادارة.

مراجعة الجدول بانتظام.

عندما يتعلق الأمر بمراجعة جدول الشفتات، يجب التحقق من أنه عادل ومتوازن وأنه يحقق الإنصاف والاتساق والمرونة. فنسخ الجدول الزمني وتكراره قد يكون ظالم للبعض. لذا يجب مراجعته وتعديله باستمرار.

تحديد العناصر الهامة في جدول شفتات العمل

يعتمد شكل الجدول على طبيعة العمل، بحيث يمكن أن تتم الجدولة بحسب العناصر الرئيسية التالية:

• الجدول بحسب نوعه: اليومي، أو الأسبوعي، أو الشهري أو موسمي.
• عدد ساعات العمل في الشفت: 3 ساعات، 8 ساعات، 9 ساعات، 12 ساعة،… الخ
• مكان او القسم الذي على الموظف العمل فيه خلال ورديته.
• اسم الإداري أو المشرف أو المسؤول عن الموظفين خلال الشفت.

أهمية تبديل مواعيد الشفتات

من المهم جداً تبديل مواعيد الشفتات للموظفين كل فترة زمنية. ليس لأنه أمر عادل فحسب، بل لأسباب صحية كذلك. على سبيل المثال، إن الدوام في الشفتات الليلية يؤدي إلى حدوث المشاكل التالية:

• اضطرابات في جهاز الهضم.
• مشاكل في النوم بسبب التأثير على الساعة البيولوجية في جسم الإنسان.
• تدني قدرة الدماغ في الليل على التحكم في الاندفاع والاستجابة الظرفية واتخاذ القرارات.
• خطر زيادة احتمالية الإصابة بمرض السكري وأمراض القلب والسمنة، لأن تناول العاملين للطعام في الليل يضعف قدرة الجسم على معالجة السكر أو الجلوكوز.